¿Desea usted que su organización, o parte de ella, entregue mejores resultados, mejore su clima laboral, disminuya errores y desperdicios?, ¿Desea que la comprensión interna de cómo funciona la misma organización sea algo continuo?, Cómo documentar en forma efectiva una organización?, ¿Como cuantificar los resultados de esa mejora?
Estas preguntas son importantes dentro de una organización donde su preocupación los orienta a la mejora, el aprovechamiento de los recursos y la adaptación de su esquema organizacional basado en normas y metodologías desarrolladas.
¿Entonces por donde comenzar?, Decía Horacio (poeta latino 65 AC – 8 AC): “El que ha comenzado bien, está a mitad de la obra.”. Hoy podríamos aseverar de que el adoptar una “Gestión por Procesos” es el inicio para completar una obra que ha sido gestionada buscando un desarrollo competitivo.
El concepto de gestión introducido a principios del siglo XX por empresarios estadounidenses como Taylor y Ford relacionó la gestión por procesos en los negocios. Este concepto surge en forma gradual en las empresas. Históricamente, aunque hoy aún sucede, las empresas se organizaban en base a los principios de la administración científica de Frederick W. Taylor, con una distribución de tareas diferenciadas por tipos de trabajo y departamentos. Esto permitió distribuir las tareas por jerarquías de los puestos, y por eso el uso continuado de organigramas para situar visualmente los diferentes puestos de acuerdo con esa jerarquía, pero no permitía visualizar las tareas y las conexiones interdepartamentales que surgen.
Hoy reconocemos a la Gestión por Procesos o el BPM (Business Process Managment) como una disciplina gerencial que metodológicamente tiene el enfoque de mejorar los resultados del rendimiento empresarial, midiendo, optimizando y controlando los procesos de una organización.
Hoy las organizaciones modernas eligen modelos que permiten la adaptación de las herramientas administrativas, y que su flexibilidad permita adecuarse al contexto actual siempre cambiante.
Las versiones actuales de las normas para la gestión ISO (Calidad, Ambiente, Seguridad Ocupacional, Seguridad Alimentaria, Dispositivos Médicos, etc.) promueven la adopción de un enfoque basado en procesos. Por ejemplo, la Norma ISO 9001:2015, en su introducción apartados: 0.1 Generalidades, 0.2 Principios de la gestión de la calidad, 0.3 Enfoque a Procesos, crea de inicio un “macro requisito” para gestión de los procesos específicos del sistema de gestión de calidad definido por esta norma. Por lo que las normas ISO para la normalización de la gestión, o un modelo como el EFQM (European Foundation for Quality Managment) pretenden la excelencia organizacional bajo un esquema de procesos.
Qué beneficios aporta una Gestión basada en procesos:
- Promueve el trabajo en equipos multidisciplinarios.
- Genera una flexibilidad organizacional que no lo hace el modelo de jerarquías.
- Las personas de la organización se ven reflejadas en los procesos, conocen su rol, y aprenden a dar nuevas ideas.
- Aporta una visión general e integrada de la organización basada en su funcionamiento.
- Da un marco más amplio para mejorar las relaciones interpersonales.
- Permite la medición de los procesos y el resultado de estos con métricas, indicadores, objetivos y metas.
- Da la oportunidad mediante las métricas conocer la satisfacción del cliente tanto interno como externo.
- Ayuda a detectar con mayor celeridad los errores y la implementación de mejoras.
- Es congruente con la digitalización, la reducción de costos, y la optimización de recursos.
- Promueve el mejoramiento continuo de la organización y ayuda a la preparación de nuevos desafíos.
¡Estamos para acompañarlos en un buen comienzo!
Escrito por el máster e ingeniero Roberto Solano, consultor en Sistemas de Gestión
